Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

[Vor- und Nachname], [Anschrift], E-Mail: [deine E-Mail-Adresse]

2. Worum es geht

Der Dokumentensafe speichert Dokumente, die du auf deinem Gerät mit deinem Passwort verschlüsselst. Auf den Server gelangen nur verschlüsselte Dateien. Der Betreiber kann die Inhalte nicht lesen und kann dein Passwort nicht wiederherstellen.

3. Welche Daten verarbeitet werden

• Konto: deine E-Mail-Adresse, ein aus deinem Passwort abgeleiteter Prüfwert (nicht dein Passwort selbst), Zeitpunkte von Registrierung und letzter Anmeldung, auf Wunsch das Geheimnis für den Zwei-Faktor-Schutz und Hashes von Wiederherstellungscodes.
• Dokumente: verschlüsselte Dateien, deren Namen für den Server bedeutungslos sind, mit Größe und Zeitpunkt. Die Inhalte, Ordner- und Dokumentnamen sind verschlüsselt.
• Geräte und Sitzungen: eine Kennung je Anmeldung, die ungefähre Gerätebezeichnung (Browser und Betriebssystem) und Zeitpunkte, damit du deine Geräte sehen und abmelden kannst.
• Sicherheits- und Betriebsprotokolle: Anmeldeversuche, Registrierungen, E-Mail-Versand, Backups. Dabei wird zur Abwehr von Missbrauch kurzzeitig die IP-Adresse gespeichert (Begrenzung von Anmeldeversuchen bis zu 24 Stunden, Ereignisprotokoll des Betreibers bis zu 400 Einträge).
• Fehlermeldungen: wenn du „Fehler melden“ benutzt, den Text deiner Meldung, deine E-Mail-Adresse und, wenn du es nicht abwählst, technische Angaben (Seite, App-Version, Browser, Bildschirmgröße, letzte Fehler). Es werden keine Dokumente und Dokumentnamen gesendet.
• Freigabe-Links: wenn du ein Dokument teilst, wird eine verschlüsselte Datei bis zum Ablauf des Links gespeichert. Der Schlüssel steht nur im Link und wird nicht an den Server übertragen.
• Geteilte Ordner: wenn du geteilte Ordner benutzt, speichert der Server deinen öffentlichen Schlüssel, die Mitgliedschaften (wer in welchem Ordner ist, mit Rolle) sowie je Ordner verschlüsselte Dateien und einen verschlüsselten Index. Die Mitglieder eines Ordners sehen die E-Mail-Adressen der anderen Mitglieder. Der Ordnerschlüssel liegt nur verschlüsselt für jedes Mitglied vor, der Server kann Namen und Inhalte nicht lesen. [Weise Mitglieder geteilter Ordner darauf hin, dass sie Dokumente anderer Personen nur mit deren Einverständnis hochladen.]
• Erinnerungen per E-Mail (freiwillig): wenn du sie einschaltest, speichert der Server zu deinen Fristen und Terminen das Datum, die Art (zum Beispiel „Frist“) und, nur wenn du es erlaubst, den Titel, sowie deine Einstellungen (wie viele Tage vorher). Er schickt dir daraus einmal täglich eine E-Mail an die Adresse deines Kontos. Die Inhalte deiner Dokumente kennt er nicht. Wenn du die Funktion ausschaltest oder dein Konto löschst, werden diese Daten gelöscht. [Passe den Absatz an, wenn du die Funktion für alle ausschaltest.]
• Zustimmung bei der Registrierung: der Server speichert den Zeitpunkt, zu dem du bei der Registrierung den Hinweis zu Passwort und Backups bestätigt hast.

4. Zwecke und Rechtsgrundlagen

• Bereitstellung des Dienstes und Verwaltung deines Kontos: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
• Sicherheit, Missbrauchsabwehr, Fehlerbehebung und Backups: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am sicheren Betrieb).
• Technische Angaben bei Fehlermeldungen: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (deine Einwilligung durch Absenden, du kannst sie im Meldefenster abwählen).

5. E-Mails

Der Server verschickt E-Mails zur Bestätigung deiner Adresse, zum Löschen oder Zurücksetzen deines Kontos und auf Wunsch Benachrichtigungen. Der Versand läuft über den Mailserver des Hosting-Anbieters.

6. Hosting

Der Dienst läuft bei ALL-INKL.COM (Server in Deutschland). Der Anbieter verarbeitet Daten in unserem Auftrag. [Hinweis auf den abgeschlossenen Vertrag zur Auftragsverarbeitung ergänzen]

7. Cookies und lokale Speicherung

Es gibt keine Tracking- oder Werbe-Cookies. Die App speichert deine verschlüsselten Dokumente und Einstellungen im Browser deines Geräts (IndexedDB und lokaler Speicher). Das ist für die Funktion nötig. Für den Admin-Bereich gibt es ein Sitzungs-Cookie, das nur der Betreiber bekommt.

8. Dienste Dritter

Nur wenn du die Texterkennung (OCR), die automatische Erkennung von Datum und Betreff oder das Lesen von PDF-Dateien benutzt, lädt die App Programmbibliotheken und Sprachdaten von cdnjs.cloudflare.com (Cloudflare, Inc., USA), cdn.jsdelivr.net (jsDelivr, Content Delivery Network) und tessdata.projectnaptha.com. Dabei wird deine IP-Adresse an diese Anbieter übertragen. Ohne diese Funktionen findet keine Übertragung statt. Die erkannten Texte und deine Dokumente verlassen dabei nicht dein Gerät. [Hat der Betreiber die Bibliotheken auf dem eigenen Server installiert (Admin-Bereich, Seite System, „Eigene Bibliotheken“), entfällt diese Übertragung. Dann diesen Absatz entsprechend kürzen.]

9. Speicherdauer

• Konto und Dokumente: bis du das Konto löschst oder der Betreiber es löscht. Gelöschte Dokumente liegen 30 Tage im Papierkorb der App.
• Nicht bestätigte Registrierungen werden nach 7 Tagen gelöscht.
• Freigabe-Links: bis zum gewählten Ablauf, spätestens nach 7 Tagen.
• Protokolle: siehe Punkt 3. Fehlermeldungen: bis zur Erledigung, höchstens die letzten 300.
• Backups des Betreibers enthalten verschlüsselte Dokumente und Konten und werden nach einer festen Anzahl überschrieben. [Aufbewahrung anpassen]

10. Deine Rechte

Du hast das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Du kannst dein Konto selbst löschen (auf der Anmeldeseite „Passwort vergessen?“) und deine Dokumente jederzeit exportieren (Backup oder ZIP-Export). Wende dich sonst an die Adresse oben. Du hast außerdem das Recht, dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren.

11. Sicherheit

Die Verbindung ist per HTTPS verschlüsselt. Die Dokumente werden auf deinem Gerät mit AES-256 verschlüsselt, der Schlüssel entsteht aus deinem Passwort. Vergisst du dein Passwort und hast keinen Wiederherstellungsschlüssel, sind die Dokumente nicht mehr lesbar.

12. Änderungen

Stand: [Datum]. Diese Erklärung wird angepasst, wenn sich der Dienst ändert.