📖 Anleitung zum Dokumentensafe

Stand: Version 2.5. Diese Anleitung erklärt alles Schritt für Schritt, ohne Fachsprache. In der App findest du die Kurzfassung unter ❓ Hilfe.

1. Was ist der Dokumentensafe?

Ein sicherer Ort für deine Papiere: Rentenbescheide, Lohnabrechnungen, Verträge, Rechnungen. Du fotografierst oder lädst sie hoch, ordnest sie in Ordner und findest sie später per Suche wieder.

Was „sicher“ hier heißt: Deine Dokumente werden schon auf deinem Gerät mit deinem Passwort verschlüsselt, bevor sie irgendwohin gehen. Auf dem Server liegt nur unlesbarer „Datensalat“. Nur du kannst ihn lesen.

Die Kehrseite: Vergisst du dein Passwort und hast keinen Wiederherstellungsschlüssel, sind die Dokumente verloren. Das ist kein Fehler, sondern der Preis für die Sicherheit.

2. Loslegen: Registrieren, Anmelden, Installieren

Registrieren

1. Öffne die Webseite und tippe auf Neu hier? Registrieren.
2. Trage deine E-Mail-Adresse und ein Passwort ein. Nimm ein langes Passwort (mindestens 12 Zeichen, besser ein ganzer Satz). Die Anzeige „Passwortstärke“ hilft dir.
3. Setze den Haken bei den Hinweisen zu Passwort und Backups. Ohne den Haken geht die Registrierung nicht. Er erinnert dich daran, dass niemand dein Passwort ersetzen kann.
4. Du bekommst eine E-Mail mit einem Bestätigungslink. Öffne ihn. Schau auch im Spam-Ordner nach, falls nichts ankommt.
5. Danach meldest du dich mit derselben E-Mail und dem Passwort an.

Anmelden auf einem neuen Handy oder Computer

Einfach mit E-Mail und Passwort anmelden. Deine Dokumente werden vom Server geladen. Hast du den Zwei-Faktor-Schutz an, tippst du zusätzlich den 6-stelligen Code aus deiner Authenticator-App ein.

Als App auf dem Handy installieren

• Android (Chrome): Menü ⋮ → App installieren oder Zum Startbildschirm hinzufügen.
• iPhone (Safari): Teilen-Symbol → Zum Home-Bildschirm.
• Computer (Chrome/Edge): Symbol „Installieren“ rechts in der Adressleiste.

Installiert startet der Dokumentensafe wie eine normale App. Auf Android kannst du dann auch Fotos und Dateien aus anderen Apps über Teilen direkt an den Dokumentensafe schicken. Kurzbefehle: Drückst du lange auf das App-Symbol, kannst du Dokument scannen, Mehrfach-Upload oder Kalender gleich öffnen (nach dem Neuinstallieren der App).

3. Dokumente hinzufügen

Ein Dokument scannen oder hochladen

1. Tippe auf Scannen (Kamera) oder Hochladen (Datei vom Gerät: Foto, PDF, Textdatei).
2. Mit 📷 Foto fügst du weitere Seiten hinzu. Mit ↻ drehst du eine Seite, mit ✂️ schneidest du sie zu, mit ✕ entfernst du sie.
3. Gib einen Namen ein, wähle die Kategorie (den Ordner) und das Datum.
4. Tippe auf Speichern.

Viele Dokumente auf einmal (Mehrfach-Upload)

1. Tippe auf der Startseite auf 📚 Mehrfach-Upload und dann auf ＋ Fotos / Dateien wählen. Wähle bis zu 60 Dateien aus. (Wählst du beim normalen Hochladen mehrere Dateien, fragt die App dasselbe: OK = jede Datei ein eigenes Dokument.)
2. Jede Datei bekommt eine Zeile: links die Vorschau, rechts daneben Name, Ordner und Datum. Tippe auf die Vorschau für die Großansicht. Dort blätterst du mit ‹ › durch alle Dokumente.
3. Falsch herum? Unter der Vorschau drehst du mit ↺ ↻ oder schneidest mit ✂️ zu.
4. Oben stellst du Ordner und Datum für alle ein. Jede Zeile kannst du trotzdem einzeln ändern.
5. Mit ✨ Alle erkennen füllt die App Namen, Datum, Betrag und Ordner für alle Zeilen vor.
6. Rot markierte Namen fehlen noch. Dann tippst du auf Alle speichern.

Ist eine Datei schon gespeichert oder doppelt ausgewählt, steht „⚠ schon vorhanden“ dabei und sie wird übersprungen. Mit Trotzdem speichern holst du sie zurück.

4. Dokumente finden und ordnen

• Ordner: ＋ Ordner legt einen neuen Ordner an. Ordner können Unterordner haben.
• Suche: Das Feld oben durchsucht Namen, Ordner, Notizen und, wenn der Text erkannt wurde, auch den Inhalt. Sie durchsucht immer alle Ordner.
• Inhalt durchsuchbar machen: 🔎 Text erkennen (alle) liest den Text aller Dokumente in allen Ordnern in einem Lauf. Das dauert einige Sekunden pro Seite, lass die App geöffnet.
• Filter: Die Auswahl „Filter“ zeigt zum Beispiel nur Offenes, Überfälliges oder einen bestimmten Hauptordner. Unter 🔧 Filter anpassen … wählst du, was zusätzlich in der Liste steht (Hauptordner, Unterordner, Status, Priorität …).
• Sortieren und Gruppieren: Die drei Auswahlfelder darunter ändern die Ansicht (Liste oder Kacheln, nach Datum oder Name, nach Monat oder Jahr).
• 🏷 Schlagwörter: Bei einem Dokument kannst du unter „Weitere Angaben“ Schlagwörter eintragen (mit Komma trennen), zum Beispiel „Steuer, 2026“. Die Suche findet sie, und im Filter (🔧 Filter anpassen …) zeigst du sie als Liste.
• 🧩 Regeln: Unter ⚙️ Einstellungen → 🧩 Regeln & Schlagwörter legst du fest: „Kommt Strom im Namen oder im Text vor, dann in den Ordner Haushalt und mit dem Schlagwort 2026“. Das spart Zeit beim Scannen, Hochladen und im Mehrfach-Upload. Was du selbst wählst, wird nicht überschrieben. „Auf vorhandene Dokumente ohne Ordner anwenden“ sortiert alte Dokumente nach.
• Mehrere auswählen: ☑ Auswählen, dann zum Beispiel per E-Mail senden oder zusammenführen.
• Löschen: Gelöschte Dokumente landen im 🗑 Papierkorb und können 30 Tage lang zurückgeholt werden.

Ordner sortieren

Sind auf der Startseite (oder in einem Ordner) mindestens zwei Ordner, steht über der Liste ↕ Ordner sortieren. Du kannst wählen:

• Nach Alphabet (A–Z) oder rückwärts (Z–A),
• Neueste oder älteste Ordner zuerst (nach dem Tag, an dem der Ordner angelegt wurde),
• Meiste Dokumente zuerst,
• Zuletzt benutzt zuerst (der Ordner mit dem neuesten Dokument steht oben),
• Eigene Reihenfolge: Mit ▲ und ▼ schiebst du jeden Ordner dorthin, wo du ihn haben willst.

Die Einstellung gilt für dieses Gerät. Die eigene Reihenfolge wird gespeichert und mit deinen anderen Geräten abgeglichen. Jede Ebene (Startseite und jeder Ordner) hat ihre eigene Reihenfolge. Der Passwort-Tresor bleibt immer ganz oben, die geteilten Ordner stehen unten.

Ordner-Vorlagen und verknüpfte Dokumente

• Ordner-Vorlagen: ⚙️ Einstellungen → 🗂 Ordner-Vorlagen (oder in der Einführung beim Schritt „Ordnen und finden“). Wähle zum Beispiel „Wohnen“ oder „Versicherungen“. Die App legt den Ordner mit passenden Unterordnern an. Vorhandene Ordner bleiben unverändert, die Namen kannst du später ändern.
• Dokumente verknüpfen: Öffne ein Dokument und tippe auf ＋ Dokument verknüpfen. Suche das zweite Dokument und tippe darauf. Beide zeigen sich danach gegenseitig an (zum Beispiel Rechnung, Vertrag und Zahlungsbeleg). Mit ✕ löst du die Verknüpfung wieder.

5. Fristen und Kalender

• Fristen bei einem Dokument: Öffne das Dokument und trage unter „Weitere Angaben“ zum Beispiel Fällig am, Wiedervorlage, Späteste Kündigung oder Gültig bis ein. Oben auf der Startseite erscheint dann ein Hinweis auf Fälliges.
• 📅 Kalender: Monatsansicht mit deinen Terminen. Ein blauer Punkt ist ein eigener Termin, ein oranger Punkt eine Frist aus einem Dokument.
• Neuer Termin: ＋ Neuer Termin. Du wählst Datum, ganztägig oder Uhrzeit, Ort, Notiz, Erinnerung und ob er sich wiederholt (täglich, wöchentlich, monatlich, jährlich).
• Fristen im Kalender zeigen oder ausblenden: ⚙ Anzeigen im Kalender.
• Aus anderen Kalendern übernehmen: 📥 Import liest eine .ics-Datei (Google Kalender, Outlook, Apple Kalender).
• ✉️ Erinnerungen per E-Mail: ⚙️ Einstellungen → ✉️ Erinnerungen per E-Mail. Du bekommst eine E-Mail an die Adresse deines Kontos kurz vor einer Frist oder einem Termin (du wählst: am Tag selbst, 1, 2, 3, 5, 7 oder 14 Tage vorher). Der Server erfährt dafür nur Datum und Art („Frist“, „Termin“), auf Wunsch auch den Titel, aber nie den Inhalt deiner Dokumente. Mit Test-E-Mail senden probierst du es sofort aus.
• In den Handy-Kalender übertragen: 📤 Export erzeugt eine .ics-Datei, auf Wunsch mit Erinnerungen.

Jahresplan

Im Kalender zeigt 📆 Jahresplan alle Fristen eines Jahres nach Monaten: Frist, Wiedervorlage, Kündigung bis und Läuft ab. Mit dem Auswahlfeld filterst du eine Art, mit ‹ › wechselst du das Jahr. Bei jedem Monat steht, wie viel noch zu zahlen ist (offene Beträge). Tippe auf einen Eintrag, um das Dokument zu öffnen.

6. Dokumente teilen

Einmalig an eine Person: Sicherer Link

1. Öffne das Dokument und tippe auf 🔗 Sicheren Link erstellen.
2. Wähle, wie lange der Link gültig ist (1 Stunde, 24 Stunden, 7 Tage) und wie oft er geöffnet werden darf.
3. Schicke den Link der Person. Sie braucht kein Konto. Das Dokument wird erst im Browser der Person entschlüsselt.
4. Unter ⚙️ Einstellungen → 🔗 Meine Freigaben kannst du einen Link jederzeit wieder sperren.

Dauerhaft mit Familie oder Freunden: Geteilter Ordner

1. Tippe auf der Startseite unter den Ordnern auf ＋ Geteilten Ordner anlegen und gib einen Namen ein.
2. Öffne den Ordner und tippe auf 👥 Mitglieder. Trage die E-Mail-Adresse der Person ein. Sie braucht ein Konto und muss einmal Geteilte Ordner in den Einstellungen geöffnet haben.
3. Vergleiche den Sicherheitscode: Die App zeigt den Code der Person. Rufe sie an und lasst euch die Codes vorlesen (zu finden unter ⚙️ Einstellungen → 🤝 Geteilte Ordner & Sicherheitscode). Stimmen sie überein, bestätige die Einladung. So kann niemand dazwischenfunken.
4. Rollen: Besitzer darf alles, Bearbeiten darf hinzufügen, ändern und löschen, Nur lesen darf ansehen.
5. Als Besitzer kannst du den Ordner mit ✏️ Umbenennen umbenennen. Mitglieder können den Ordner verlassen. Löschen kann nur der Besitzer, und es löscht für alle.

Die Dokumente eines geteilten Ordners haben einen eigenen Schlüssel und sind Ende-zu-Ende verschlüsselt. Sie sind nicht im Backup der App enthalten. Wer aus einem Ordner entfernt wird, behält, was schon auf seinem Gerät war.

Geteilten Ordner herunterladen: Öffne den geteilten Ordner und tippe auf 📦 Als ZIP herunterladen. Du bekommst alle Dokumente als PDF oder Originaldatei plus eine Übersicht (CSV). Achtung: Die ZIP-Datei ist nicht verschlüsselt. Wirst du zu einem geteilten Ordner eingeladen, bekommst du außerdem eine E-Mail (ohne den Namen des Ordners).

7. Sicherheit

• 🔑 Passwort ändern: ⚙️ Einstellungen → 🔑 Passwort ändern. Alle Dokumente werden neu verschlüsselt, das kann einen Moment dauern.
• Wiederherstellungsschlüssel: Hilft, wenn du das Passwort vergisst, ohne dass Dokumente verloren gehen. Einrichten unter ⚙️ Einstellungen. Schreibe den Schlüssel auf und verwahre ihn getrennt vom Passwort. Ohne ihn und ohne Passwort gibt es keine Rettung. Zum Zurücksetzen tippst du beim Anmelden auf Passwort vergessen?.
• 🛡 Zwei-Faktor-Schutz: Beim Anmelden brauchst du zusätzlich einen 6-stelligen Code aus einer Authenticator-App (zum Beispiel Google Authenticator). Du bekommst 8 Wiederherstellungscodes für den Notfall. Schreibe sie auf.
• 👆 Fingerabdruck: Das Symbol 👆 oben aktiviert oder deaktiviert das Entsperren per Fingerabdruck auf diesem Gerät. Das Passwort bleibt trotzdem nötig, zum Beispiel nach dem Löschen der Browserdaten.
• 📱 Meine Geräte: Zeigt, wo du angemeldet bist. Ein verlorenes Handy kannst du hier abmelden.
• 🆘 Notfallblatt: ⚙️ Einstellungen → 🆘 Notfallblatt drucken. Eine Seite zum Ausdrucken und Ausfüllen, damit im Ernstfall eine Vertrauensperson an deine Dokumente kommt. Passwort und Schlüssel schreibst du von Hand auf den Ausdruck. Bewahre ihn sicher auf.
• 🆘 Erinnerung: Auf der Startseite erinnert dich ein Hinweis an das Notfallblatt, bis du es geöffnet hast. „Später“ blendet ihn 7 Tage aus.
• 🔐 Sperren: Das Symbol 🔐 oben sperrt die App sofort. Unter 🔐 Sperr-Einstellungen stellst du die automatische Sperre ein.
• 🗑 Konto löschen: ⚙️ Einstellungen → 🗑 Konto löschen. Löscht Konto und alle Dokumente auf dem Server endgültig. Mache vorher ein Backup.

🔐 Passwort-Tresor

• Wo? Startseite → „🔐 Passwort-Tresor“ (ganz oben bei den Ordnern).
• Neuer Eintrag: „＋ Neuer Eintrag“. Gib Name, Kategorie, Benutzername und Passwort ein. Mit 🎲 erzeugt die App ein starkes Passwort für dich, mit 👁 siehst du, was du tippst.
• Alles ist verdeckt: In der Liste und im Eintrag stehen nur Punkte. Zum Anzeigen oder Kopieren tippst du auf das Feld (oder auf 👁 / 📋) und bestätigst mit Fingerabdruck oder deinem Login-Passwort. Danach ist der Wert 20 Sekunden sichtbar und verdeckt sich wieder. Die Bestätigung gilt 60 Sekunden.
• Kopieren: 📋 kopiert Benutzername oder Passwort. Nach 30 Sekunden wird die Zwischenablage geleert.
• Suchen und Kategorien: Suche nach Name, Kategorie, Adresse oder Benutzername. Mit der Auswahl „Alle Kategorien“ zeigst du nur eine Kategorie. Eigene Kategorien legst du beim Bearbeiten mit „＋ Neue Kategorie …“ an.
• Ändern und löschen: Eintrag öffnen → „✏️ Bearbeiten“ oder „🗑 Löschen“ (beides nur nach Bestätigung). Beim Bearbeiten bleibt das Passwort unverändert, wenn du das Feld leer lässt.
• Sicherheit: Wie deine Dokumente sind die Einträge Ende-zu-Ende verschlüsselt, der Server sieht nur unlesbare Daten. Sie sind im Backup (💾) enthalten und werden mit ☁️ auf deine Geräte abgeglichen. Der Tresor schützt vor neugierigen Blicken und fremden Händen an der entsperrten App. Sperre die App (🔐 oben), wenn du das Gerät aus der Hand legst.

Passwort-Tresor: Sicherheits-Check, Import und Einmalcodes

• 🛡 Sicherheits-Check: Zeigt, welche Passwörter schwach, mehrfach benutzt oder älter als ein Jahr sind. Du siehst nur die Namen, nie die Passwörter. Tippe auf einen Eintrag und erneuere das Passwort mit 🎲.
• 📥 Aus CSV-Datei importieren: Exportiere deine Passwörter aus dem Browser (Chrome, Edge, Firefox, Safari) oder aus Bitwarden oder KeePass als CSV-Datei und wähle sie im Tresor aus. Schon vorhandene Einträge werden übersprungen. Lösche die CSV-Datei danach sofort, sie enthält alle Passwörter im Klartext.
• Einmalcodes (2FA): Beim Eintrag kannst du den 2FA-Schlüssel (oder den otpauth-Link) des Dienstes eintragen. Der Tresor zeigt dann den aktuellen 6-stelligen Code mit Restzeit und kopiert ihn auf Wunsch. Wie alles im Tresor ist der Code verdeckt, bis du mit Fingerabdruck oder Passwort bestätigst.
• 📎 Dateien anhängen: Beim Eintrag tippst du auf ＋ Datei anhängen und wählst zum Beispiel eine .txt-Datei mit Wiederherstellungscodes, einen Schlüssel oder ein kleines Bild. Pro Datei sind bis 300 KB erlaubt, pro Eintrag höchstens 5 Dateien, im ganzen Tresor zusammen 2 MB. Die Dateien sind wie alles im Tresor Ende-zu-Ende verschlüsselt, werden mit deinen anderen Geräten abgeglichen und stehen im Backup. Zum Ansehen (Textdateien) oder ⬇ Speichern musst du wie bei Passwörtern mit Fingerabdruck oder Passwort bestätigen. Eine gespeicherte Datei ist nicht verschlüsselt: Lösche sie danach wieder aus dem Ordner „Download“. Für große Dateien nimm lieber ein normales Dokument.

Notfallzugang für eine Vertrauensperson

Wenn dir etwas passiert, soll jemand an deine Dokumente kommen, aber nur dann. Der Notfallzugang macht das sicher möglich. Er braucht den Server (☁️).

1. ⚙️ Einstellungen → 👥 Notfallzugang → Notfallzugang einrichten.
2. Trage die E-Mail-Adresse der Vertrauensperson ein, wähle die Wartezeit (7, 14 oder 30 Tage) und bestätige mit deinem Passwort. Nutzt du den Zwei-Faktor-Schutz, trage zusätzlich einen Wiederherstellungscode ein.
3. Die App zeigt einmal deinen Notfallcode. Drucke das Blatt aus (🖨 Drucken) und gib es der Vertrauensperson. Den Code kennt sonst niemand, auch der Server nicht.
4. Im Ernstfall öffnet die Person die auf dem Blatt genannte Seite notfall-zugang.html und tippt auf „Zugang anfordern“. Du bekommst sofort eine E-Mail. Öffnest du die App in der Wartezeit, wird die Anfrage abgebrochen. Erst nach Ablauf der Wartezeit kann die Person die Zugangsdaten abrufen und sich anmelden.

8. Sichern und mehrere Geräte

• ☁️ Synchronisieren: Mit dem Symbol ☁️ verbindest du das Gerät mit dem Server. Dann sind deine Dokumente auf all deinen Geräten gleich. Oben unter dem Titel siehst du den Stand („Alles aktuell“).
• 💾 Backup: Erzeugt eine Sicherungsdatei, die du selbst aufbewahrst (zum Beispiel auf einem USB-Stick). Das ist deine Versicherung, falls der Server einmal ausfällt.
• 📥 Import: Spielt ein Backup wieder ein.
• 📦 Alles exportieren: ⚙️ Einstellungen → 📦 Alles exportieren erzeugt eine ZIP-Datei mit PDFs.
• Offline arbeiten: Ohne Internet kannst du weiter arbeiten. Sobald die Verbindung da ist, gleicht die App automatisch ab.

9. Aussehen und Sprache

• 🌐 Sprache: ⚙️ Einstellungen → 🌐 Sprache (oder auf der Anmeldeseite unten). Du kannst Deutsch, English, Español oder Français wählen. „Automatisch“ nimmt die Sprache deines Geräts. Die Wahl gilt für dieses Gerät und wirkt sofort. Deine Dokumente, Namen und Notizen werden nicht übersetzt. E-Mails vom Server (Bestätigung, Erinnerungen) kommen weiter auf Deutsch. Auch diese Anleitung kannst du oben rechts in der Sprache umschalten.
• 🎨 Farbe: ⚙️ Einstellungen → 🎨 Farbe der Darstellung. Wähle eine von 8 Farben oder eine eigene. Auf Wunsch wird auch der Hintergrund leicht eingefärbt.
• Hell oder dunkel: Standard ist „Automatisch“, die App richtet sich nach deinem Gerät. Mit 🌓 oben oder im Farb-Dialog wählst du fest „Hell“ oder „Dunkel“. Die Farbe gilt nur für dieses Gerät.

Textgröße, Kontrast und Bedienung

🎨 Darstellung → „Textgröße und Kontrast“: vier Stufen von Normal bis Sehr groß und „Mehr Kontrast“. Das gilt für dieses Gerät. Du kannst die App auch mit der Tastatur bedienen: Tab wechselt zum nächsten Feld, Enter öffnet, Esc schließt ein Fenster. Die E-Mails vom Server (Bestätigung, Erinnerungen, Einladungen) kommen in der Sprache, die du in der App eingestellt hast.

Reihenfolge der Einstellungen

Unter ⚙️ Einstellungen stehen die Punkte, die du am häufigsten brauchst, oben (Neuigkeiten, Kalender, Auswertung, Papierkorb, Export). Sicherheit steht in der Mitte, Hilfe und „Konto löschen“ ganz unten. Willst du es anders, tippe unten auf ↕ Reihenfolge ändern und schiebe jeden Punkt mit ▲ und ▼. Mit ↺ Standard-Reihenfolge kommst du zur Voreinstellung zurück. Die Reihenfolge gilt für dieses Gerät.

10. Updates und Wartung

• „Eine neue Version der App ist verfügbar“: Tippe auf Jetzt aktualisieren. Deine Dokumente bleiben erhalten. Die Versionsnummer steht auf der Anmeldeseite ganz unten.
• 🆕 „Neu in Version …“: Nach einem Update zeigt die App einmal kurz, was neu ist. Später findest du es unter ⚙️ Einstellungen → 🆕 Neuigkeiten.
• „Geplante Wartung ab …“: Der Betreiber spielt bald ein Update ein. Synchronisiere vorher fertig.
• „Wartung“ (der Server ist abgeschaltet): Warte einige Minuten. Du bleibst angemeldet und kannst weiterarbeiten, die App gleicht danach von selbst ab. Es geht nichts verloren.

11. Wenn etwas nicht klappt

12. Begriffe einfach erklärt

Noch Fragen? 🐞 Fehler melden in der App erreicht den Betreiber direkt.